チーム会議を生産的にするポイント

チームミーティングを定期的に行っている係長は多いと思います。ミーティングには係のメンバーが時間を割いて集まるわけですから、その時間を有効に活用できるかどうかで成果に大きな差が出てきます。ここでは、チームミーティングを生産的にするいくつかのポイントを示しておきましょう。

ミーティングの目的を明確に設定する。

ゴールのない話し合いほど生産性を下げるものはありません。だらだらといつまでも続く会議が多いのは、目的が明確に設定されていないからです。ミーティングを始める前には、「何のために話し合うのか」ということをしっかりと示し、メンバーで共有することが重要です。

ミーティングの議題を絞る。

チームで会議を行う際には、重要性の高い議題に絞り込むことが大切です。チームが抱える問題が多くても、あれもこれも議題に出すのは好ましくありません。どれもが中途半端になって、結局結論が出ないまま時間切れ、ということにもなりかねないからです。限られた時間の中で有意義な結論を導き出すためにも、できるだけ議題は少なくしたほうが良いでしょう。

メンバーの意見を引き出すことに注力する。

会議を有意義にするためには、より多くのメンバーから多様な意見を引き出すことが大切です。よくあるのが、係長が延々と話し続け、他のメンバーは聞く一方というパターン。このような独演会的な会議からは何の付加価値も相乗効果も生まれません。メンバーの多様な意見を引き出し、それらを化学反応させることで、誰もが考えもしなかったようなアイデアが生まれるのです。

そのためにも、係長は話しすぎてはいけません。考えを述べるときは、いちばん最後にしたほうがいいでしょう。先に係長が自分の考えを述べると、メンバーがその考えに影響を受けたり遠慮したりして、自分の考えを発言できなくなってしまう恐れがあります。

これらのポイントに気をつけながら、係長としてチームミーティングを生産的なものにしていってください。